6 Dicas Para Reduzir Ausências Em Demos Agendadas Pelo WhatsApp
Você finalmente consegue que um prospect agende uma demo! Parece uma vitória, mas então… eles não aparecem.
Nenhuma mensagem, nenhum reagendamento, apenas silêncio. Soa familiar? Assim como em encontros românticos, faltas podem ser frustrantes e desanimadoras. Além disso, desperdiçam seu tempo, desaceleram seu pipeline e te deixam imaginando o que deu errado. Mas aqui está a boa notícia: você pode reduzir as ausências com a abordagem certa.
1. Envie mensagens de confirmação imediatas no WhatsApp
Pense na última vez que você agendou uma reunião e não recebeu uma confirmação. Você verificou seu calendário novamente? Ficou se perguntando se a reunião estava realmente marcada? Os prospects se sentem da mesma forma.
Assim que alguém agenda uma demo, envie uma confirmação pelo WhatsApp. Isso os tranquilizará de que tudo está certo e aumentará o engajamento inicial.
Aqui está um exemplo de um modelo de mensagem do WhatsApp que você pode criar e enviar:
“Olá [Nome], sua demo com [Empresa] está confirmada para [Data & Hora]. Estamos ansiosos para mostrar como [Produto] pode ajudar. Nos vemos lá.”
Uma mensagem rápida como essa confirma o horário e reforça a decisão deles de agendar a demo. Também mantém a conversa em andamento, para que eles não percam o interesse antes da reunião acontecer.
2. Automatize e otimize sequências de lembretes no WhatsApp
As pessoas esquecem. Elas ficam ocupadas. Uma reunião que elas agendaram na semana passada pode não estar no topo da mente hoje. É por isso que os lembretes são importantes. Se você não fizer follow-up, há uma grande chance de elas esquecerem ou de deixarem de lado quando algo mais urgente surgir. Uma mensagem bem-timed no WhatsApp pode evitar isso.
Use seu CRM para criar um fluxo de trabalho automatizado para configurar uma sequência que envie lembretes no momento certo. Logo após o agendamento, envie uma confirmação para garantir o compromisso. Alguns dias antes, entre em contato para manter a demo em seu radar. Depois, conforme a reunião se aproxima, envie um lembrete 24 horas antes, seguido por uma mensagem final uma hora antes da demo começar. Desta forma, eles são lembrados várias vezes sem sentir que estão sendo bombardeados.
Aqui está um exemplo de sequência:
- Confirmação imediata: Enviada logo após o agendamento
- Lembrete no meio do caminho (3 dias antes): “Estamos ansiosos para nosso bate-papo em [Data]. Nos avise se tiver alguma dúvida antes da demo.”
- Lembrete de 24 horas: “Sua demo é amanhã às [Hora]. Responda ‘SIM’ para confirmar ou ‘REAGENDAR’ se precisar mudar.”
- Lembrete de 1 hora: “Começando em breve. Nos vemos às [Hora]. Aqui está o link: [Link da Reunião].”
Quando a demo começar, eles já terão visto suas mensagens várias vezes. Você tornou mais fácil para eles se lembrarem — e ainda mais fácil para reagendar, se necessário.
3. Agende a demo o mais rápido possível
Quanto mais tempo um prospect aguarda, maior a chance dele perder o interesse. Uma demo agendada para duas semanas depois dá a eles muito tempo para se distrair com outras soluções, questionar se realmente precisam do seu produto ou deixá-lo de lado para prioridades mais imediatas. Quando a demo finalmente acontecer, eles talvez nem se lembrem por que a agendaram.
Para evitar isso, ofereça o slot mais cedo possível — de preferência dentro de um ou dois dias após sua consulta inicial. Quanto mais cedo eles verem seu produto em ação, menos tempo eles têm para questionar sua decisão. Quando alguém marcar um horário, envie uma mensagem oferecendo uma opção mais rápida:
“Precisa ver [Produto] em ação antes? Temos um horário mais cedo disponível hoje às [Hora]. Gostaria de reservar?”
4. Relembre-os por que eles agendaram a demo
As pessoas não apenas esquecem as reuniões. Elas esquecem por que se importavam em primeiro lugar. O que parecia urgente quando agendaram a demo pode não parecer tão premente alguns dias depois. Outras tarefas tomam prioridade, e de repente, aquela demo não está mais no topo da lista de afazeres. Se não sentem mais a mesma urgência, é mais provável que faltem.
Para mantê-los engajados, relembre-os por que agendaram inicialmente. Use o WhatsApp para enviar uma mensagem rápida com algo de valor — algo que reforce o motivo pelo qual se inscreveram. Pode ser um vídeo curto destacando uma funcionalidade chave, uma história de sucesso de um cliente que se relaciona diretamente com seus desafios ou até mesmo uma oferta exclusiva para participar da demo ao vivo.
Uma mensagem como esta pode fazer toda a diferença:
“Olá [Nome], antes da nossa conversa amanhã, aqui está um vídeo rápido sobre como [Produto ou funcionalidade] ajuda [Ponto de Dor]. Estou ansioso para te mostrar mais.”
5. Ofereça suporte instantâneo para dúvidas de última hora
Algumas ausências acontecem porque o prospect tem dúvidas. Entre agendar a demo e a reunião em si, os leads podem se deparar com um concorrente, questionar se realmente precisam da sua solução ou simplesmente se sentir incertos sobre como ela se aplica ao seu caso específico. Se essas dúvidas não forem respondidas, eles podem optar por ignorar a demo em vez de enfrentar uma conversa de vendas da qual não têm certeza.
Em vez de deixá-los de lado, dê a eles uma maneira fácil de fazer perguntas de última hora. Uma mensagem simples no WhatsApp pode manter a conversa aberta e abordar quaisquer preocupações antes que elas se transformem em uma ausência.
Tente algo assim:
“Ainda se perguntando se [Produto] é a escolha certa? Responda com a sua principal preocupação e eu irei abordá-la antes da demo.”
6. Use mensagens de follow-up e alternativas de demo self-service para reconquistar ausências
Nem todos irão comparecer, mas isso não significa que a oportunidade está perdida. O erro que muitas equipes de vendas cometem é assumir que uma ausência equivale a falta de interesse. Na realidade, os prospects podem ter sido pegos por algo urgente, esquecido a demo, ou simplesmente precisado de mais flexibilidade.
Fazer follow-up dá a eles uma nova chance de se reengajar. Uma mensagem rápida pelo WhatsApp pode facilitar para eles reagendarem sem sentirem que perderam a única chance.
“Oi [Nome], sentimos sua falta hoje. Quer reagendar? Me avise qual horário é melhor para você.”
Se eles não responderem ou parecerem hesitantes, ofereça uma alternativa. Uma demo self-service ou um rápido tour pré-gravado permitirá que explorem o produto no seu próprio tempo. Você também pode enviar um resumo rápido do que eles perderam e convidá-los a marcar novamente.
Pensamentos finais
Ausências desaceleram seu processo de vendas e desperdiçam tempo valioso. Mas elas não precisam ser inevitáveis. Com o WhatsApp, você pode manter os prospects engajados, lembrá-los por que agendaram, e tornar o processo o mais fácil possível para eles comparecerem.
A chave é consistência. Confirme imediatamente, envie lembretes no tempo certo e reforce o valor da demo antes que ela aconteça. Se eles ainda não aparecerem, faça um follow-up com opções para reagendar ou uma demo self-service.
Quer reduzir ausências e fazer com que mais prospects compareçam às suas demos? Agende uma ligação conosco hoje mesmo e nós ajudaremos você a fazer o WhatsApp funcionar para você.
Miodrag brings over 15 years of hands-on experience in content writing and marketing, with a talent for making even the trickiest topics clear and interesting. His passion lies in guiding businesses to effectively utilize WhatsApp to build stronger customer relationships and drive results. With an eye for detail and a heart for storytelling, he’s here to show how effective WhatsApp communication can boost sales and enhance customer engagement.
