Como Uma Equipe SaaS Corrigiu a Passagem De Vendas No WhatsApp Com O Rasayel
Esta empresa SaaS em rápido crescimento usava o WhatsApp para falar com leads e clientes. Funcionava… até deixar de funcionar.
Conforme a equipe cresceu, aumentaram também os problemas.
Leads estavam se perdendo no processo.
A equipe de suporte não sabia o que a equipe de vendas havia prometido.
Os gerentes não sabiam quem tinha respondido por último.
O que começou como uma forma rápida de se conectar virou uma fonte de confusão. Foi aí que perceberam que precisavam de algo além do app WhatsApp Business. Precisavam de uma forma melhor de acompanhar conversas, repassar leads e manter as equipes de vendas e suporte alinhadas.
Veja como eles resolveram a bagunça e fizeram vendas e suporte trabalharem como uma só equipe.
Visão geral da empresa
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Empresa | Empresa SaaS em rápido crescimento |
| Setor | SaaS B2B (tecnologia para RH) |
| Tamanho da equipe | 15 SDRs, 6 AEs, 4 agentes de CS |
| Localização | Mercados de vendas nos EAU + LATAM |
| Canais | WhatsApp como principal canal de vendas/atendimento |
| CRM | HubSpot |
O problema
Essa empresa de tecnologia para RH usava o WhatsApp para falar com clientes, mas as mensagens estavam espalhadas, ninguém sabia quem era o responsável, e detalhes importantes eram facilmente perdidos. As conversas aconteciam, mas ninguém tinha uma visão completa.
Aqui está onde as coisas estavam quebrando:
- SDRs e AEs não compartilhavam a mesma visão das conversas
- Leads se perdiam na passagem de SDR para AE e depois para o suporte
- Agentes de suporte não tinham contexto sobre mensagens anteriores
- Gerentes não conseguiam rastrear responsáveis, tempo de resposta ou acompanhamentos
- A comunicação interna estava espalhada entre Slack e grupos do WhatsApp
- Atualizações no CRM eram feitas manualmente, exigindo que os representantes tirassem prints e enviassem tudo
O resultado? Acompanhamentos perdidos viravam receitas perdidas — e ninguém sabia onde o erro tinha começado.
O ponto de virada
Para uma empresa de software em crescimento que vende via WhatsApp, até mesmo uma demonstração perdida tinha impacto direto na receita. Um desses casos — com um lead de R$ 100 mil/ano — foi a gota d’água. O SDR qualificou o lead, mas esqueceu de avisar o AE. O AE nunca fez o follow-up. O cliente sumiu.
Em outro caso, o suporte gastou tempo resolvendo um problema que poderia ter sido evitado. O cliente já tinha mencionado uma expectativa durante a venda — mas o suporte nunca viu essas mensagens.
Foi aí que a equipe percebeu que o problema não era as pessoas — era a falta de um sistema compartilhado. Sem visibilidade. Sem responsabilidade. E sem uma forma prática de repassar conversas.
Eles não precisavam de mais ferramentas. Precisavam de uma que funcionasse para toda a equipe.
A solução
Depois de perder uma demo importante e um cliente valioso, a equipe percebeu que não dava mais para improvisar. Começaram a buscar uma forma melhor de gerenciar suas conversas.
Precisavam de algo que funcionasse com WhatsApp, atendesse tanto vendas quanto suporte, e oferecesse visibilidade para os gestores.
Analisaram softwares de helpdesk e complementos para CRM, mas logo viram que muitos eram feitos só para suporte ou não se integravam bem ao WhatsApp.
No fim, decidiram testar o Rasayel, uma plataforma criada em torno do WhatsApp, com propriedade clara, repasse fluido e integração em tempo real com o CRM. A ferramenta atendia todos os critérios, então decidiram tentar.
Em vez de usar contas pessoais do WhatsApp, mensagens no Slack e planilhas soltas, trouxeram tudo para um único lugar.
Caixa de entrada compartilhada
As equipes de vendas e suporte passaram a trabalhar na mesma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp. Agora, todos podiam ver o histórico completo da conversa — era fácil saber o que já foi dito, quem respondeu por último e o que ainda precisava ser feito. Se um cliente enviasse mensagem, qualquer pessoa conseguia acompanhar sem precisar perguntar nada.
Por exemplo, se o cliente enviasse mensagem durante o onboarding, o agente de suporte já conseguia ver o que o AE havia prometido.
A empresa usa o HubSpot como CRM, então tudo precisava estar sincronizado. Com o Rasayel, as conversas são registradas automaticamente no CRM, mantendo tudo atualizado.
Além disso, começaram a usar tags como qualificado, demo_agendada, precisa_de_suporte. As tags ajudaram a equipe a entender rapidamente o status da conversa e o que precisava ser feito. Os gestores passaram a usar filtros por tag, etapa ou responsável para ter uma visão clara da operação.
Atribuição de conversas
Com o Rasayel, cada conversa tem um dono. Quando um SDR qualifica um lead, ele o atribui diretamente a um AE. Quando o negócio é fechado, o AE passa para o suporte. Os gerentes não precisam mais adivinhar quem está cuidando de quem — basta abrir a caixa de entrada, ver as atribuições e identificar atrasos ou gargalos.
Durante as transferências de conversa, os representantes usam notas internas e menções para deixar o contexto, como como o lead foi qualificado ou o que o cliente solicitou. Assim, quem assume a conversa já tem tudo em mãos sem precisar perguntar.
Agende uma conversa agora
Os resultados
Depois de um mês, a empresa SaaS com sede nos EAU já estava vendo repasses mais ágeis e menos atrasos. Os gestores conseguiam abrir a caixa de entrada, ver quem era o responsável por cada conversa e identificar rapidamente o que estava travado.
“Depois que organizamos os repasses, os leads pararam de sumir. Todo mundo sabe o que precisa fazer e conseguimos identificar problemas logo no início.”
Rafael Costa, Diretor de Revenue Operations de uma empresa SaaS
Os números mostram o impacto:
- 47% de redução no tempo de resposta entre SDRs e AEs
- Mais de 100 leads recuperados por mês com melhor uso de tags
- Zero contatos duplicados após implementar atribuições
- Onboarding 2x mais rápido para novos agentes de suporte
- Reuniões de alinhamento passaram de 45 para 10 minutos — os status já estavam visíveis
“Com o Rasayel, nossas equipes de vendas e suporte finalmente trabalham em sincronia. Todo mundo segue o mesmo processo e nada se perde no caminho.”
Amina Nasser, Gerente de Enablement de Vendas em uma empresa SaaS
Sua equipe pode trabalhar assim também
Essa empresa SaaS, que prioriza o WhatsApp, fez uma mudança simples: alinhou suas equipes de vendas e suporte em uma única caixa de entrada, com responsabilidades claras e contexto compartilhado. Com a estrutura certa, transformaram conversas do dia a dia em uma jornada fluida — do primeiro contato ao suporte contínuo.
Uma caixa de entrada. Responsabilidade clara. Fluxos de trabalho sem atrito.
Agende uma demonstração
Miodrag brings over 15 years of hands-on experience in content writing and marketing, with a talent for making even the trickiest topics clear and interesting. His passion lies in guiding businesses to effectively utilize WhatsApp to build stronger customer relationships and drive results. With an eye for detail and a heart for storytelling, he’s here to show how effective WhatsApp communication can boost sales and enhance customer engagement.
